A política de viagem corporativa é um conjunto de normas estabelecidas por uma empresa para regularizar as viagens corporativas feitas por seus colaboradores. O objetivo é uma maior orientação para os viajantes corporativos, em relação a limites, restrições e até otimizar custos.
Diante disso, a política de viagem corporativa é um dos pilares para uma gestão eficiente; afinal, o foco é a redução de custos, ao mesmo tempo em que a cultura da empresa é seguida.
Se você é gestor de viagens ou trabalha na área de compras com esse foco, sabe muito bem do que estamos falando.
Partindo dessa afirmação, aí vai uma pergunta: você tem o costume de copiar e colar a política de viagens de outras empresas que encontra no Google ou em grupos de gestores de viagem?
Se a sua resposta foi sim, tenha cuidado. Um copy and paste não é o melhor caminho para uma boa gestão de viagens corporativas. Cabe ainda citar que, se você tem adotado essa prática, sua política dificilmente será funcional e eficiente.
Isso porque, ela não seguirá os processos que sua empresa precisa de fato, assim como não estará adequada com a cultura empresarial.
Pensando nisso, preparamos esse artigo com tudo que você precisa saber sobre o assunto.
Por fim, motive os passageiros e os gestores com palestras de sensibilização. A medida permite que todos estejam alinhados e percebam a importância de suas ações para o contexto geral do negócio.
Oitavo passo: use a tecnologia a seu favor
Ter um Online Booking Tool que permite parametrizar as políticas online também ajudará a facilitar os processos.
Assim, a prestação de contas é automatizada e a equipe economiza horas de trabalho. Ao mesmo tempo, o controle é mais eficiente. Afinal, é possível ter acesso a:
Relatórios de despesas simplificados;
Reembolso de quilômetros por GPS;
Conciliação do cartão corporativo;
Alertas de segurança;
Fluxos de aprovação;
Despesas por projetos ou centro de custos;
Integração com softwares de gestão empresarial (ERPs).
Nono passo: considere os limites financeiros da sua empresa
Na hora de criar uma política de viagens corporativas, considere os limites financeiros da sua companhia, já que o mundo corporativo tem muitas oscilações, exigindo, portanto, adaptação.
Lembre-se que uma política muito rígida pode comprometer a produtividade e a satisfação dos colaboradores, principalmente em situações excepcionais.
Ao ter essa flexibilidade, você consegue lidar com gastos inesperados ou oportunidades de economia.
Além disso, também é importante estabelecer limites para controlar melhor os custos, mas sem deixar de atender às necessidades legítimas da empresa e do colaborador.
Décimo passo: crie regras de segurança
Estabeleça também regras de segurança, pois a proteção dos colaboradores durante a viagem deve ser uma prioridade para as empresas.
Sendo assim, defina normas de segurança, como contratação de seguros, destinos permitidos, medidas de precaução em áreas de risco, relato de incidentes e comunicação de emergência, etc.
Garantir a segurança do colaborador permite que as viagens corporativas sejam feitas com responsabilidade e proteção.
Exemplos de políticas de viagens corporativas
Para que você possa entender melhor como criar uma política de viagens corporativas, confira dois exemplos:
Política de viagens simples
Normalmente, uma política de viagens mais simples se aplica de maneira uniforme para todos os níveis de funcionários, incluindo consultores, promotores, analistas, supervisores, coordenadores, gerentes e diretores.
Dessa forma, você pode categorizar as viagens em três tipos: à trabalho, para treinamentos ou com o objetivo de representação, classificando-a também entre curtas (menos de 15 dias) e longas (15 dias ou mais).
Além disso, neste tipo de política, é possível determinar outros aspectos, como restringir a categoria de classe econômica do voo, reembolsar integralmente o transporte coletivo e estabelecer a recomendação para o uso apenas de táxis, por exemplo.
Somado a isso, é possível também definir valores de diárias, tipo de acomodação permitidas, etc.
Política de viagens detalhada
Neste tipo de viagem corporativa, o documento deve ser rico em detalhes, incluindo minuciosamente cada aspecto que o colaborador pode vivenciar durante as viagens a negócios, como despesas com táxi, vistos, passaportes, diárias para viagens nacionais e internacionais.
Além disso, uma política detalhada também abrange outros procedimentos, como reservas de voos, fluxos de aprovação, prazos de retorno para viagens urgentes e não urgentes, uso de lavandaria, viagens com familiares, limites de diárias para refeições, reembolsos limitados, etc.
Lembre-se que, neste formato, todos os aspectos relacionados às viagens de negócios devem ser detalhadas.
Como organizar uma viagem corporativa?
Além da política de viagem corporativa, é importante saber organizar o deslocamento em si. Algumas etapas ajudam a alcançar a eficiência. Confira abaixo.
Pesquisa
Verifique se o deslocamento é realmente necessário e se os gastos serão compensados pelo investimento feito. Se a resposta for positiva, pesquise.
Aproveite para verificar possíveis fornecedores e seus preços, e as melhores estratégias e condições para economizar. Isso vai variar de acordo com o destino.
No entanto, conforme as viagens forem feitas várias vezes para um mesmo local, ficará mais fácil.; afinal, é possível fazer uma lista que será consultada sempre que necessário.
Planejamento
Essa etapa vai garantir que a viagem fique dentro do orçamento e dos parâmetros estipulados. Por isso, verifique quanto de dinheiro está disponível, quantos funcionários participarão, quando a viagem ocorrerá, etc.
Tudo isso ajudará a evitar gastos desnecessários. Por exemplo: se a empresa perceber que o destino terá um evento específico que aumentará o custo das diárias, vale a pena pensar em uma data alternativa, se for possível.
Organização
Planeje etapa por etapa de forma coordenada e organizada. Aqui, a política de viagens corporativas é fundamental, já que informará tudo o que pode ser feito. Além disso, uma boa equipe de gestão fará a diferença.
Mais do que isso, conscientizar os colaboradores sobre o objetivo do deslocamento. Ao fazer isso, mostra que ele não está indo ao lugar para passear e que ele precisa prestar contas de tudo o que faz.
Qual ferramenta pode auxiliar a criar uma Política de Viagens Corporativas?
Agora que você viu todos esses aspectos, fica a dúvida: “existe alguma ferramenta que pode ajudar minha empresa?”. A resposta é sim.
Com o VExpenses, você ganha mais visibilidade nos processos de reembolsos e adiantamentos. Assim, evita surpresas desagradáveis e ainda garante o máximo controle.
Além disso, todo o processo de envio dos dados é automático. O colaborador precisa apenas tirar a foto das notas fiscais e o sistema faz o resto.
Assim, há menos gasto de tempo com tarefas operacionais, inclusive porque é possível integrar o VExpenses ao ERP para evitar erros e retrabalhos.
Então, gestor de viagem, seja um case de sucesso em sua empresa. Mostre que, com regras bem definidas, a empresa ficará feliz com os custos controlados e os novos negócios.
Isso passa por uma política de viagem corporativa eficiente. Ela também deixa o seu passageiro satisfeito em viajar com segurança e confortável dentro das regras da empresa.
